Шаги к организации удаленной работы

1. Преимущества удаленной работы
2. Недостатки формата

В последние годы все больше компаний склоняются в пользу организации удаленной работы для своего персонала. Конечно, этот вариант имеет и положительные аспекты, и недостатки. Поэтому прежде, чем принимать решение по этому вопросу, нужно выяснить, что перевешивает в Вашем конкретном случае.

Преимущества удаленной работы

С точки зрения компании такой способ организации труда имеет ряд весомых плюсов, включая:

• экономию на оборудовании рабочего места для своих сотрудников, включая покупку письменного стола, компьютера, технической аппаратуры и т.д.;
• экономию на повседневных расходах на поддержание жизнедеятельности предприятия: чае, кофе, тонере для принтера, бумажных полотенцах и проч. Эти расходы, конечно, заметно меньше, чем траты на оборудование рабочего места, но их пришлось бы нести каждый месяц, а за год они выливаются в приличные суммы;
• возможность оптимизации рабочего времени для персонала. С удаленными специалистами намного легче обсудить и ввести тот график, который удобен всем: ведь чтобы, например, сделать срочную, но небольшую сверхурочную задачу, не нужно ехать в офис на другой конец города. Между прочим, отсутствие траты времени на дорогу – это еще один заметный плюс как для работника, так и для работодателя: ведь последний получает более отдохнувших и выспавшихся сотрудников к началу трудового дня. В итоге Вы получаете повышение их производительности;
• возможность привлечь высококвалифицированных экспертов, которые не согласились бы на стандартные условия. Во-первых, с ними можно оговорить гибкий график. Во-вторых, сама возможность работать дистанционно - это пока еще преимущество конкретного предприятия, так как на это соглашаются не все. В-третьих, экономия на отдельных расходах дает работодателю ресурс для увеличения фонда оплаты особенно ценного специалиста.

Недостатки формата

К недостаткам такого формата для организации относятся:

• меньшие возможности контроля персонала в течение дня, что обусловливает необходимость уделять внимание степени дисциплинированности сотрудников при трудоустройстве;
• предвзятое отношение некоторых контрагентов к такому способу организации деятельности. Иногда можно встретиться с мнением о том, что удаленный формат – это выбор фирм-«однодневок» или предприятий, у которых недостаточно ресурсов для организации обычного офиса;
• ограничения с точки зрения сфер деятельности, для которых подойдет такой способ. Лучше всего он сочетается с работой«офисных» компаний, а вот производственные предприятия в текущих условиях вряд ли смогут перевести весь свой технологический цикл на «удаленку»;
• необходимость приобретения дополнительной техники. Так, если раньше Вам было достаточно одного принтера и одного сканера на весь офис, не исключено, что теперь такие аппараты потребуются нескольким сотрудникам, а совместное их использование по понятным причинам будет затруднено;
• наличие определенных сложностей в отлаживании взаимодействия между работниками. Однако, как мы увидим немного позже, основная часть этих проблем довольно легко решаема – с применением подходящих современных технологий.

Особенности организации труда

Существенно снизить эффект влияния перечисленных минусов поможет грамотная организация работы дистанционных сотрудников, которая несколько отличается от оборудования рабочего места людей, находящихся в офисе. Здесь на первый план выходят два основных вопроса:

• техническая оснащенность рабочего места. Оно должно быть снабжено всей техникой, которая нужна для работы. Во-первых, это должен быть достаточно продуктивный компьютер, соответствующий характеру и степени сложности поставленных задач – например, для обработки видео стандартный «офисный» ноутбук совсем не подойдет. Во-вторых, в этот набор входит необходимая техника – например, сканер, фотоаппарат или другая аппаратура;
• программная оснащенность. Конечно, в первую очередь мы имеем в виду пакеты, необходимые для решения конкретных задач – Photoshop для обработки фото, Movavi для обработки видео и другие специальные редакторы. Сотруднику потребуется также программное обеспечение для связи с коллегами и руководством – например, можно проводить групповые конференции по Skype или другим способом. Наконец, необходимое условие продуктивной работы – возможность эффективного контроля за работой сотрудника. Это удобно делать при помощи продуманной CRM-системы.

Вопрос покупки нужной техники и программного обеспечения обычно решается по договоренности между сторонами. Чаще всего работник соглашается на эксплуатацию уже приобретенного им оборудования и программ, а работодатель покупает недостающие компоненты для эффективной работы. Однако здесь возможны и другие варианты.

Оформление сотрудника и специальная оценка условий труда

Если Вы заинтересованы в долгосрочном и продуктивном сотрудничестве с конкретным специалистом, не стоит использовать «серые» схемы оформления: велика вероятность, что, найдя место, где его ему предложат более интересные условия, он не будет долго размышлять о смене компании. Никаких проблем в официальном оформлении дистанционного работника сейчас не существует: с ним подписывается стандартный трудовой договор, в котором лишь указывается дополнительное условие об удаленной работе. В остальном набор его прав и обязанностей аналогичен тому, который предоставляется обычным работникам.

Кстати, здесь у работодателя возникает еще одно серьезное преимущество. Согласно федеральному закону № 426-ФЗ организация вправе не проводить спецоценку условий труда на местах удаленных сотрудников, тогда как для рабочих мест, находящихся в офисе, такая оценка является обязательной. Это позволяет дополнительно сократить расходование средств из бюджета предприятия, а также избежать прерывания рабочего процесса на выполнение замеров и обследований специалистами организации, проводящей СОУТ. Так что при продуманном подходе организация удаленной работы – это очень эффективная схема, которая позволяет сделать трудовой процесс удобным и для работника, и для организации.

Подойдет ли Вашей компании удаленная организация работы?

Прониклись преимуществами «удаленки», но сомневаетесь, что этот формат организации работы подойдет Вашему предприятию? Вот короткий чек-лист, который поможет Вам принять окончательное решение. Проверьте Вашу ситуацию по следующим пунктам:

• Ваша компания – типичная «офисная» организация, где для работы сотрудников достаточно компьютеров, офисной техники, кулера и чайника;
• Ваши сотрудники активно применяют в работе современные средства интернет-коммуникации – мессенджеры, электронную почту и т.д.;
• у Вас установлена CRM-система и персонал знает, как с ней работать;
• Ваша сфера не требует личного присутствия специалистов, все основные задачи они вполне могут выполнять из дома или из другого места;
• Ваши работники имеют высокий уровень дисциплины и мотивации на решение имеющихся задач, они работают на результат, а не «до шести»;
• У Вас в компании – сложившийся коллектив, который разделяет корпоративные цели и ценности, здесь нет «случайных» людей.

Конечно, даже полное соответствие по всем этим пунктам – это не гарантия счастливого и успешного перехода на «удаленку» без всяких трудностей. Вероятность того, что в процессе такого перехода кто-то из работников поймет, что это – совсем не его, и Вам придется искать нового сотрудника, приближается к ста процентам. Однако если преимущества, которые мы указали в предыдущем разделе, являются для Вас привлекательными, шансы на достижение неплохого результата довольно высоки.

Как организовать переход на «удаленку»? Вы взвесили все положительные стороны и недостатки, и пришли к выводу, что такой формат Вам отлично подойдет. Теперь основной вопрос, стоящий перед Вами, - с чего начать процедуру перехода? Вряд ли объявить работникам, что завтра им не нужно приходить в офис, - это очень хорошая идея. Скорее всего, нужно действовать по-другому. Мы предлагаем следующий базовый алгоритм перехода, который подойдет если не всем, то достаточно многим компаниям.

Шаг 1. Составьте примерный план-график полного перехода на «удаленку» с указанием сроков для каждого этапа. Будьте заранее готовы к тому, что эти сроки могут измениться – и в чаще всего в сторону увеличения.

Шаг 2. Объявите сотрудникам компании о своем решении. Сделать это стоит хотя бы за несколько недель до запланированного события: например, Вы можете взять за ориентир положения действующего Трудового кодекса, в котором прописано, что предупредить сотрудников о готовящихся изменениях вроде сокращения штатов следует за два месяца.

Шаг 3. Решите вопрос с техническим оборудованием рабочих мест сотрудников, когда они будут работать дома. Если Вы готовы на этот шаг, можно передать им в пользование те компьютеры, которыми они пользовались на своих рабочих местах. Если это потребуется, подсчитайте количество необходимой для приобретения техники и решите вопрос с финансированием. Выясните, есть ли у кого-то из сотрудников возможность эксплуатировать аппаратуру, имеющуюся у него дома, и при необходимости обсудите вопрос компенсации.

Шаг 4. Решите вопрос с программным оснащением рабочих мест. Скорее всего, для организации эффективного взаимодействия в дистанционном формате потребуется купить и установить дополнительное программное обеспечение. Лучше не откладывать эту задачу до того момента, когда работники окажутся физически изолированными друг от друга: установите нужные программы и обучите их работе с ними в условиях офиса, чтобы они могли обсудить и решить между собой возможные трудности в области взаимодействия. Если в Вашей компании она еще не установлена, внедрите CRM-систему и научите сотрудников работать с ней. Это – практически незаменимое условие нормальной удаленной работы.

Шаг 5. Определите требования к рабочему графику. Скорее всего, многие сотрудники воспримут переход на удаленную работу как некоторое послабление, которое позволяет задержаться с началом рабочего дня и заняться какими-то личными делами в течение него. Не исключено, что Вы не возражаете против этого подхода, но это необходимо четко проговорить с работниками.

Шаг 6. Разработайте и доведите до сведения сотрудников хотя бы простейшую систему KPI. Предупредите, что ее выполнение будет контролироваться с применением CRM-системы. Например, в число составляющих системы KPI может входить своевременное начало работы, обзвон нужного количества клиентов в день, заключение установленного количества сделок в неделю – такой способ подойдет для сотрудников, занимающихся продажей товаров. Для работников в других сферах эти показатели, конечно, будут иными, но в любом случае их стоит продумать заранее.

Шаг 7. Закройте офис и отправьте сотрудников по домам. По большому счету, перечисленных шагов достаточно, чтобы сделать следующий и, возможно, главный – все-таки перейти на удаленный формат работы. Впрочем, подготовьтесь к тому, что в первые несколько месяцев полностью отказаться от оффлайн-коммуникаций Вам не удастся. Как отмечают опытные работодатели, организовавшие работу коллектива на «удаленке» - это нормально, и Вам будет удобнее, если Вы заранее будете к этому готовы. Наилучший вариант для этого этапа – зарезервировать один или два дня в неделю, когда все вы будете встречаться лично, чтобы решить какие-то срочные рабочие задачи и просто пообщаться. Это, кстати, даст возможность решить еще одну серьезную проблему, распространенную среди дистанционных работников – дефицит общения. А внимание не только к самому трудовому процессу, но и к таким «мелочам» позволит Вам стать для своих сотрудников отличным работодателем, которому стоит хранить верность.